OPTIMIZARE DE PROCESE
O intamplare adevarata: Cand NASA si URSS au inceput sa trimita astronauti in spatiu, una din problemele intalnite de ambele parti a fost ca pixurile traditionale nu functionau la gravitatie 0. Pentru ca aveau acces la cei mai de seama experti si resursele nu erau o problema, cei de la NASA au cerut companiei Fisher sa pregateasca un pix care sa functioneze la gravitatie 0 si in alte conditii inclusiv subacvatic, de jos in sus, indiferent de suprafete si temperaturi. Si-au atins obiectivul? Bineinteles. Au obtinut pixul "spatial". Ce au facut rusii? Au folosit un creion.
E genul de situatii pe care il intalnim in foarte multe organizatii. Indiferent de domeniul de activitate exista o tendinta generala de a complica lucrurile sau chiar de a merge impotriva propriilor interese si obiective. Prima intrebare care ne vine in minte este : de ce? De ce ar gandi cineva un proces mai putin eficient ori daunator calitatii sau flexibilitatii? Raspunsul este ca initial nu era asa. Exista doua tipuri de situatii:
- Procesul s-a conturat intr-o perioada in care conditiile si factorii impuneau un anumit mod de lucru. Pe masura ce timpul a trecut, modul de lucru a depasit de mult circumstantele care au creat nevoia de a face lucrurile intr-un anumit fel. Un exemplu simplu: acum 50 de ani procesele erau construite pentru a-i tine pe oameni „in banca lor". Oamenii erau vazuti ca niste piese intr-un mecanism mai mare si asta nu se intampla doar in comunism ci si in viziunea fordista a mai democratilor americani. Multe procese au fost gandite sa blocheze creativitatea si individualitatea oamenilor si asta este ceea ce fac in continuare daca nu punem sub semnul intrebarii modul actual de lucru. Cineva s-ar putea gandi ca doar procesele de productie sunt tributare timpurilor parintilor nostri. In realitate, in multe companii, felul cum se fac lucrurile dateaza din perioada de dinaintea tehnologiei de orice tip (calculatoare, ERP, CRM, BI sau palmuri). Procesele sunt pline de mecanisme care urmaresc sa compenseze saracia de informatii iar introducerea tehnologiei nu a facut decat sa creasca costurile prin dublarea activitatilor si cresterea birocratiei.
- Alteori un mod de lucru este rezultatul institutionalizarii intamplarii si improvizarii. Sarcinile delegate de manageri sunt preluate de un subaltern care improvizeaza un mod de lucru pe care il transmite apoi tuturor celor care vin sa-i completeze echipa. Rareori se face "stop cadru" pentru a intreba daca este in regula ca lucrurile sa se faca in exact acelasi mod ca in urma cu 3 ani cand erau de cateva ori mai putini sau mai multi oameni sau daca modul ales la acel moment in graba este si cel mai bun.
Pentru optimizarea proceselor, indiferent de rezultatele vizate, este nevoie de intelegerea a ce se asteapta de la procesul respectiv (cost, calitate, cifre de vanzare, viteza etc). este important si felul in care se fac lucrurile si motivele pentru care lucrurile se fac intr-un anume mod. Motivele pot sa tina de nivelul de instruire, de nivelul de intelegere a obiectivelor sau sarcinilor, de obisnuinta sau de limitarile tehnologice. Consultantii nostri s-au specializat pe analiza si optimizare de procese din dorinta de a ajuta companiile sa creasca nivelul de performanta din perspectiva costurilor, a calitatii, a veniturilor sau a vitezei de reactie. Rolul consultantilor nostri este de a intelege strategia organizatiei si felul in care procesele contribuie la realizarea ei. Analizam modul de a face lucrurile si premisele pe care acest mod de lucru se bazeaza si evaluam in ce masura aceste premise mai sunt valabile. Pornim de la obiective si nu de la sarcini si identificam cele mai bune mijloace de a obtine aceste rezultate la costuri mai mici.
Pentru a intelege un sistem trebuie, dupa cum observase Demming, sa pasesti in afara lui. Aici intervine rolul consultantului care aduce, dincolo de experienta, o pozitie obiectiva, o viziune proaspata asupra lucrurilor si instrumentele necesare pentru a se asigura ca la final ati atins obiectivele: costurile pe proces au scazut, parametrii de calitate s-au imbunatatit considerabil, clientii sunt mai satisfacuti. Toate astea se traduc in final in imbunatatirea datelor financiare.
Apasati butonul de mai jos pentru o solutie adaptata organizatiei dumneavoastra. Veti fi contactat de un consultant in cel mai scurt timp posibil.
| "3 Abordari Mangeriale care pot salva Bani, Timp si Resurse" Part 2 |
 |
| Partea 2 a unei serii de articole despre 3 abordari manageriale care pot salva bani, timp si energie |